Chi tiết

1. OKR là gì?

OKR giúp liên kết nội bộ tổ chức bằng việc liên kết mục tiêu của công ty, mục tiêu phòng ban cùng mục tiêu cá nhân tới các kết quả cụ thể. 2 đặc điểm chính của phương pháp thiết lập mục tiêu phổ biến này bao gồm:

1.1. Cấu trúc

OKR được xây dựng xoay quanh hai câu hỏi khác nhau.

• Mục tiêu (Objective): Tôi muốn đi đâu?
• Kết quả then chốt (Key Result): Tôi đến đó bằng cách nào?

Objective là mục tiêu của công ty, của phòng ban hoặc cá nhân. Trong khi đó, Key Result là những bước đo lường cần thiết để đạt được mục tiêu. Hệ thống này được duy trì từ bộ máy cấp cao trong tổ chức đến từng cá nhân, tạo ra mối liên kết giữa các tầng mục tiêu tác động lên nhau và giúp mọi người có chung một chí hướng.

1.2. Nguyên lý hoạt động

Điểm khác biệt của OKR so với các nguyên tắc quản lý mục tiêu khác là dựa trên hệ thống niềm tin sau:

• Tính tham vọng: Objective luôn được thiết lập cao hơn ngưỡng năng lực
• Tính đo lường được: Key Result được gắn với các mốc có thể đo lường được.
• Tính minh bạch: Tất cả thành viên từ CEO đến thực tập sinh đều có thể theo dõi OKR của tổ chức.
• Tính hiệu suất: OKR không được dùng để đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên

  2. Lợi ích của OKR

   

  OKR sẽ hỗ trợ cho hoạt động quản trị doanh nghiệp thông qua 6 lợi ích chính.

   

  • Giúp doanh nghiệp liên kết nội bộ chặt chẽ: OKR kết nối hiệu suất làm việc của cá nhân và phòng ban với mục tiêu chung của công ty. Từ đó đội ngũ quản trị có thể đảm bảo mọi người đang có chung một định hướng.
  • Tập trung vào những vấn đề thiết yếu: Mô hình OKR sẽ đưa ra 3-5 mục tiêu cho mỗi cấp độ trong tổ chức, giúp công ty và nhân viên ưu tiên vào những mục tiêu hệ trọng của công ty.
  • Tăng tính minh bạch: OKR sẽ xây dựng văn hoá minh bạch cho công ty, nên các nhân viên đều có thể nắm được công việc và kế hoạch của mỗi cá nhân và phòng ban.
  • Trao quyền tới nhân viên: Khi đã nắm rõ hoạt động trong công ty, ban lãnh đạo có thể đưa ra những quyết định chuẩn xác, đồng thời tạo cơ hội cho nhân viên theo dõi kết quả công việc.
  • Đo lường được tiến độ hoàn thiện mục tiêu: Qua các chỉ số, OKR sẽ phản ánh được các cá nhân, phòng ban và toàn thể công ty đang hoàn thiện được bao nhiêu % mục tiêu.
  • Đạt kết quả vượt bậc: OKR cho phép người quản lý lãnh đạo phát huy tối đa khả năng trong công việc, giúp công ty có thể đạt những kết quả ấn tượng.

   

  3. OKR trông như thế nào?

   

  

  Sơ đồ minh hoạ mô hình OKR trong doanh nghiệp

   

  Trong mô hình OKR, mục tiêu phòng ban và cá nhân được kết nối với mục tiêu cấp cao của công ty thông qua kết quả đo lường. Hay nói cách khác, mục tiêu của mỗi cấp độ sẽ được dựa trên Objective và Key result của cấp độ cao hơn.

   

  • OKR cấp độ công ty luôn được chú trọng nhất.
  • OKR cấp độ bộ phận và phòng ban sẽ là ưu tiên của phòng ban đó (thay vì phòng ban chỉ thực hiện hàng loạt các OKR cá nhân)
  • OKR cấp độ cá nhân thể hiện công việc mà cá nhân đó sẽ tập trung hoàn thành

   

  Đọc thêm: Ngưng nói về Tầm nhìn, Sứ mệnh, Chiến lược: Đây mới là cách nên dùng để nói về mục tiêu công ty

   

  Từ đó, ban quản lý lãnh đạo có hai cách tiếp cận để phân tầng mục tiêu:

   

  3.1. Cách liên kết nghiêm ngặt

  
  Trong cách tiếp cận này, ta xác định Objective ở cấp độ dưới là Key result ở cấp độ cao hơn trong tổ chức.

   

  Ví dụ:

   

  • Ở cấp độ Giám đốc sản phẩm:

  - Mục tiêu: Ra mắt sản phẩm mới
  - Kết quả then chốt:
  1. Hoàn thành thiết kế lại app trước tháng 12
  2. 4 lượt thử nghiệm sản phẩm
  3. Đạt mức rating 4.5+ tại app store

   

  • Ở cấp độ Giám đốc Marketing:

  - Mục tiêu: Thu hút 10,000 người dùng mới
  - Kết quả then chốt:
  1. Tăng tỉ lệ chuyển đổi lên 15%
  2. Chạy chiến dịch thu hút khách hàng mới
  3. Đạt mức rating 4.5+ tại app store

   

  Đối với cách liên kết này, Objective của các cấp độ dưới sẽ trở thành Key Result ở cấp độ cao hơn. Với nghĩa đó, sẽ biết được Key Result của CEO tổ chức này là “Ra mắt sản phẩm mới” và “Thu hút 10,000 người dùng mới”. Quá trình này tự lặp lại với mỗi bộ phận, từ bộ phận Sản xuất, bộ phận Marketing, bộ phận Kĩ thuật đến bộ phận Chăm sóc khách hàng, và tiếp tục lặp lại với mỗi cấp độ của bộ phận đó.

   

  3.2. Cách liên kết định hướng

  
  Cách phân tầng nghiêm ngặt của Objective và Key result không phải lúc nào cũng hiệu quả. Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có nguyện vọng xây dựng nhiều mục tiêu tham vọng cho phòng ban, hoặc yêu cầu nhân viên hướng đến mục tiêu phát triển bản thân thay vì theo sát cấu trúc mục tiêu của công ty.

   

  Cũng với ví dụ trên, mặc dù Key Result của CEO vẫn giữ nguyên là “Ra mắt sản phẩm mới” và “Thu hút 10,000 người dùng mới”; nhưng Objective và Key Result của các cấp độ dưới có thể thay đổi. Ví dụ:

   

  • Ở cấp độ Giám đốc sản phẩm:

  - Mục tiêu: Xây dựng một sản phẩm mới thật sự hấp dẫn
  - Kết quả then chốt:
  1. Hoàn thành thiết kế lại app trước tháng 12
  2. 4 lượt thử nghiệm sản phẩm
  3. Đạt mức rating 4.5+ tại app store

   

  • Ở cấp độ Giám đốc Marketing:

  - Mục tiêu: Xây dựng thương hiệu được yêu thích
  - Kết quả then chốt:
  1. Tăng chỉ số độ thỏa mãn khách hàng lên 15%
  2. Chạy chiến dịch mới để quảng bá thương hiệu
  3. Được xuất hiện trên các tạp chí công nghệ

   

  Các mục tiêu đều được liên kết có định hướng với mục tiêu ở tầng cao hơn, nhưng không có liên kết nghiêm ngặt giữa Objective và Key result ở các cấp độ khác nhau. Với những doanh nghiệp có nguyện vọng thiết lập hệ thống mục tiêu linh động, chúng tôi khuyến khích nhà quản lý sử dụng phương pháp này.

   

  4. Cách xây dựng OKR

   

  

  Xây dựng và quản trị OKR dễ dàng hơn bao giờ hết với phần mềm quản trị mục tiêu toàn diện Base Goal

   

  Trong quá trình xây dựng Objective và Key result, bạn nên để ý một số điều sau:

   

  Đối với Objective:

   

  • Mỗi cấp độ trong tổ chức (công ty, phòng ban và cá nhân) nên có 3 - 5 mục tiêu.
  • Objective cần có đích đến rõ ràng (Ví dụ: mở rộng kinh doanh ra thị trường Trung Quốc) thay vì để mập mờ (Ví dụ: hướng tới mở rộng kinh doanh ra thị trường quốc tế).
  • Objective thường được thiết lập vượt quá khả năng đạt được, và phải tạo cảm giác thách thức, khó khăn. Ví dụ, Google cho rằng đạt được 70% mục tiêu đã có thể coi là thành công; còn hoàn thành 100% mục tiêu thì coi là hoàn thành xuất sắc công việc.

   

  Đối với Key Result: Có 3 kết quả then chốt cho mỗi mục tiêu.

   

  • Key Result cần phải đo đếm được (Ví dụ như: “Liên hệ với 10 nhà báo" thay vì “Phát triển quan hệ truyền thông với các nhà báo")
  • Key Result tổng hợp các bước nhỏ để thực hiện mục tiêu, vậy nên đạt được kết quả then chốt có giá trị hơn là đạt được mục tiêu.
  • Key Result cần miêu tả cụ thể sản phẩm đầu ra thay vì hành động đơn thuần (Ví dụ như: “Nộp báo cáo phễu chuyển đổi" thay vì “Phân tích hiệu suất của phễu chuyển đổi".

   

  Đọc thêm: Làm thế nào để xác định đúng Kết quả then chốt trong phương pháp quản trị OKR?

   

  5. Làm thế nào để bắt đầu với OKR?

   

  Nếu đây là lần đầu tiên bạn thiết lập một hệ thống mục tiêu, quá trình chuẩn bị nên kéo dài khoảng 6 tuần trước khi bắt đầu một quý mới hoặc năm mới.

   

  Lộ trình có thể như sau:

   

  • Tháng thứ nhất: Brainstorm về mục tiêu công ty. Xác định hệ thống tổ chức quản lý OKR
  • Tháng thứ hai: Phổ biến với các trưởng phòng ban, bộ phận để phác thảo mục tiêu phòng ban bộ phận. Phổ biến OKR tới toàn doanh nghiệp. Trưởng phòng ban bộ phận làm việc với các thành viên để phác thảo mục tiêu cá nhân.
  • Tháng thứ ba: Kết nối, phân tầng và trình bày về hệ thống OKR
  • Tháng thứ tư: Theo dõi và quản lý OKR cá nhân

   

  Hướng dẫn cụ thể từng bước như sau:

   

  5.1. Xác định Objective và Key Result của doanh nghiệp

   

  Đội ngũ quản trị sẽ đề ra 3-5 mục tiêu cốt lõi của công ty trong quý hoặc năm tiếp theo. Những mục tiêu này nên xuất phát từ sứ mệnh hoặc tầm nhìn cấp lãnh đạo trong công ty, nhưng nó có thể linh hoạt, đi từ các số liệu kinh doanh cụ thể “Tăng chỉ số kinh doanh lên 200%” cho tới giá trị công ty “Chỉ sử dụng năng lượng tái tạo để hoạt động kinh doanh”.

   

  Sau khi chốt các mục tiêu, phòng ban sẽ xác định những kết quả cụ thể cần thiết để đạt mục tiêu đó. Chẳng hạn, nếu phòng ban có nhu cầu tăng chỉ số kinh doanh lên 200%, họ có thể lấy kết quả then chốt là Tuyển 5 Account Executive. Những kết quả then chốt sẽ giúp định hướng mục tiêu cho cấp độ tiếp theo của tổ chức.